Che cos’è la PEC come funziona e come attivarla – guida definitiva

La Posta Elettronica Certificata o la PEC è il sistema che permette di inviare delle mails con valore legale che sono equiparate ad una Raccomandata A/R che attesta l’orario esatto di spedizione, garantisce la certezza del contenuto e l’opponibilità a terzi del contenuto (in caso di contenzioso).

All’interno di questa guida ti spiegheremo passo per passo tutto ciò che è legato al sistema della Posta Elettronica Certificata (PEC), da che cos’è la PEC alle leggi, da come funziona la PEC a come attivare una casella di Posta Elettronica Certificata.

Che cos'è la PEC come funziona e come attivarla - guida definitiva

  1. Come funziona la PEC
  2. Perché la PEC è certificata
  3. A cosa serve la PEC
  4. A chi si rivolge la PEC
  5. Chi è obbligato ad avere una casella PEC
  6. Quali sono i vantaggi di possedere una casella PEC
  7. Quali sono le caratteristiche principali della PEC
  8. Consigli per un corretto utilizzo della casella PEC
  9. Protocolli di sicurezza PEC
  10. PEC: cosa dice la legge
  11. PEC: come attivare una casella di Posta Elettronica Certificata

Che cos’è la PEC come funziona e come attivarla – guida definitiva

La Posta Elettronica Certificata non è altro che una mail con la sola differenza che l’invio e la ricezione di un messaggio vengono certificati.

In pratica la PEC è nata come sostituto della Raccomandata Postale con ricevuta di ritorno perché rispetto alla Posta Elettronica tradizionale, la PEC offre una garanzia legale della certezza del contenuto e della consegna al destinatario delle comunicazioni via email.

1) Come funziona la PEC

Il sistema della PEC certifica con le proprie ricevute che il messaggio è stato:

  1. Inviato: quando il mittente invia un messaggio riceve dal proprio gestore PEC la Ricevuta di Accettazione che attesta il momento dell’invio ed i destinatari (casella di posta tradizionale o certificata).
  2. Ricevuto: non appena effettuata la consegna del messaggio, il gestore del destinatario invia al mittente la Ricevuta di Consegna che attesta la consegna, la data / ora ed il contenuto della comunicazione PEC.
  3. Non modificato: La ricevuta di consegna contiene il messaggio originale garantendo in questo modo al mittente l’integrità e l’inalterabilità di tutto il contenuto inviato con la data e l’ora esatte.

Una trasmissione può essere considerata Posta Elettronica Certificata solamente se la comunicazione avviene tra due caselle Certificate (mittente e destinatario), in caso contrario il sistema non potrà garantire la certificazione o comunque potrà garantirne solamente una parte.

  1. tra due caselle PEC certificate: Al momento della spedizione, il messaggio viene racchiuso in una busta di trasporto virtuale (come Raccomandata) sulla quale viene attribuita una Firma Elettronica (come Timbro ufficio postale). Prima di consegnare la PEC viene controllata la validità della firma e successivamente il messaggio viene consegnato al destinatario. Dopo di che il mittente riceve una ricevuta di avvenuta consegna (come ricevuta di ritorno) che attesta che il messaggio è arrivato a destinazione.
  2. da una casella PEC ad una casella di Posta Ordinaria: E’ possibile inviare una comunicazione da una casella PEC ad una casella di Posta ordinaria ma il mittente non riceverà la Ricevuta di avvenuta consegna. Il destinatario (Posta ordinaria) potrà rispondere alla PEC solo se la casella del mittente è stata configurata in modo tale da ricevere messaggi di Posta ordinaria.
  3. da una casella di Posta Ordinaria ad una casella PEC: Il server di posta di SoluzioniPEC respingerà le comunicazioni inviate dalle caselle di Posta ordinaria alle caselle PEC ed il mittente (Posta ordinaria) riceverà un messaggio d’errore per la mancata consegna (errore: Mailer-Daemon). Sarà possibile ricevere le comunicazioni dalle caselle di Posta Ordinaria richiedendo al nostro Team l’attivazione di questa opzione.

 

2) Perché la PEC è certificata

Le comunicazioni sono certificate perché il gestore della posta rilascia al mittente una Ricevuta dell’avvenuto invio del messaggio che costituisce prova legale.

Il gestore della casella PEC del destinatario spedisce al mittente allo stesso modo la Ricevuta di avvenuta consegna.

 

3) A cosa serve la PEC

L’utilizzo della PEC è praticamente uguale alla mail tradizionale in quanto la mail viene inviata allo stesso modo sia per la casella PEC che per l’indirizzo di Posta tradizionale, in breve viene inviata una mail con la sola differenza che se è una comunicazione via PEC acquisisce valore legale.

Quindi devi semplicemente inviare una mail indicando il nome del destinatario, l’oggetto del messaggio e scrivendo il testo della mail, dopo di che dovrai inviare la comunicazione dal tuo indirizzo PEC ad un altro indirizzo PEC, condizione necessaria affinché il messaggio acquisisca il valore legale.

Ma a cosa serve avere un indirizzo PEC? Semplice, ti fa risparmiare tempo e denaro e ti permette di inviare da dove vuoi le mail con valore legale equiparate alle Raccomandate A/R, tutto questo per pochi euro l’anno.

La comunicazione via PEC può essere utile in moltissimi casi perché sostituisce la Raccomandata A/R e di conseguenza potrai inviare una semplice mail con il tuo indirizzo PEC per effettuare moltissime operazioni che prima avresti potuto fare solamente recandoti alle Poste ed inviando una Raccomandata.

Di seguito ti mostreremo alcuni esempi di utilizzo della casella PEC:

Cittadini Privati PEC

  • Invio Raccomandata A/R online
  • Scambio di documenti con la Pubblica Amministrazione
  • Ricezione delle Fatture Elettroniche
  • Comunicazioni con istituti finanziari
  • Prenotazione visite mediche e ritiro referti
  • Disdette contratti di fornitura servizi
  • Disdette polizze assicurative
  • Iscrizione Concorsi
  • Ricezione documenti lavorativi (es: contratti, buste paga)

Società PEC

  • Sostituzione delle fatture cartacee con quelle elettroniche
  • Invio e ricezione degli ordini, contratti e delle fatture
  • Inoltro degli stipendi e delle buste paga ai dipendenti
  • Spedire i documenti alla Pubblica Amministrazione
  • Gestione delle gare di appalto
  • Comunicazione tra strutture con molte sedi operative
  • Gestione di comunicazioni all’interno di reti aziendali
  • Integrazione delle trasmissioni certificate in software gestionali e protocolli

Enti Pubblici PEC

  • Comunicazioni più trasparenti e semplificate
  • Invio di comunicazioni verso altri Enti e verso cittadini
  • Convocazioni di assemblee, consigli e giunte
  • Invio di direttive e circolari
  • Gestione di gare d’appalto
  • Integrazione delle trasmissioni certificate in software gestionali e protocolli

4) A chi si rivolge la PEC

La PEC si rivolge ai possessori di Partita Iva quali professionisti, società, ditte individuali, alle Pubbliche Amministrazioni ma anche ai cittadini privati che per pochi euro all’anno potranno beneficiare del sistema della PEC e potranno per esempio inviare le raccomandate online, comunicare con gli enti pubblici, cambiare residenza, iscriversi ai concorsi, disdire i contratti di fornitura (es: Enel, Eni, Sky, Mediaset Premium, etc) e molto altro ancora.

Per maggiori informazioni puoi consultare questa pagina:

 

5) Chi è obbligato ad avere una casella PEC

La Posta Elettronica Certificata (PEC) è obbligatoria dal 2009 per i professionisti, dal 2011 per le società e da Giugno 2013 per le Ditte Individuali che devono dichiarare la casella PEC all’atto dell’iscrizione al Registro delle imprese.

Anche le Pubbliche Amministrazioni (PA) sono obbligate a possedere una casella PEC, mentre i privati ad oggi non sono obbligati ad attivarla ma il sistema della PEC non deve essere visto come un obbligo bensì come una opportunità.

 

6) Quali sono i vantaggi di possedere una casella PEC

Al costo di una Raccomandata A/R Postale puoi attivare una casella di Posta Elettronica Certificata ed inviare nel giro di pochi minuti quante comunicazioni vorrai con valore legale.

Chi ha Partita Iva è obbligato ad avere un indirizzo PEC, i cittadini privati invece non sono obbligati ma dovrebbero attivarla perché il sistema della PEC offre davvero moltissimi vantaggi per i privati, scopri quali sono:

  • Risparmio tempo e denaro
  • Valore Legale
  • Semplicità
  • Velocità
  • Sicurezza
  • Efficienza

Per avere maggiori informazioni sui principali vantaggi di possedere un indirizzo PEC consulta questa pagina:

Un altro aspetto importante che non va dimenticato è la possibilità di ricevere, leggere ed archiviare le Fatture Elettroniche direttamente dalla propria casella PEC, scopri come:

 

7) Quali sono le caratteristiche principali della PEC

La trasmissione può essere considerata Posta Elettronica Certificata solamente se entrambe le caselle sono indirizzi PEC, nel seguente articolo potrai consultare le principali caratteristiche del sistema di Posta Elettronica Certificata (PEC):

 

8) Consigli per un corretto utilizzo della casella di Posta Elettronica Certificata

I servizi di Posta Elettronica Certificata utilizzano solo ed esclusivamente protocolli sicuri per impedire qualsiasi modifica del messaggio da terzi, noi offriamo i seguenti protocolli sicuri per la tua casella PEC:

Il sistema di Posta Elettronica Certificata presenta tutte le garanzie di sicurezza compatibili con la tipologia del servizio erogato grazie alla presenza di 3 livelli di Firewall, con un Sistema Antivirus ed i Software costantemente aggiornati.
Il sistema inoltre è ridondato in ogni sua parte, vengono utilizzati Storage di reti esterne per aumentare la protezione delle informazioni degli utenti ed è presente un sistema di Backup su doppio supporto per ridurre il rischio di perdita dei dati.

9) PEC: che cosa dice la legge

Iniziamo a sentire parlare di PEC all’interno del DPR n.68 dell’11 Febbraio 2005 (Regolamento recante disposizioni per l’utilizzo della Posta Elettronica Certificata a norma dell’articolo 27, comma 8 del 16 Gennaio 2003).

Con il Decreto Legislativo n.68 del presidente della repubblica vengono emanate le regole per l’utilizzo della Posta Elettronica Certificata e le funzionalità del sistema della PEC.

Successivamente con il Decreto Legislativo n.82 del 7 Marzo 2005 viene emanato il Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) che è stato costituito da un insieme di regole che dispongono e favoriscono le comunicazioni digitali tra le Pubbliche Amministrazioni (PA) ed i cittadini privati.

Sono presenti 3 documenti che definiscono i dettagli tecnici che deve rispettare la PEC e gli aspetti generali del servizio di Posta Certificata, puoi vedere i documenti ufficiali:

Attraverso l’articolo n.16 del Decreto Legislativo 185/2008 convertito in legge 2/2009 viene sancito quanto sotto riportato:

  • Tutte le Pubbliche Amministrazioni devono dichiarare il proprio indirizzo PEC
  • Le nuove società devono dichiarare l’indirizzo PEC all’Iscrizione del Registro delle Imprese 
  • Le società già esistenti dichiarano entro Novembre 2011 l’indirizzo PEC al Registro delle Imprese

L’articolo n.5 del Decreto Legislativo 179/2012 convertito in legge 221/2012 stabilisce che:

  • Le nuove imprese individuali che si iscrivono al Registro delle Imprese devono comunicare all’atto di iscrizione l’indirizzo PEC
  • Le imprese individuali già esistenti devono depositare la PEC al Registro delle imprese entro Giugno 2013.

 

10) PEC: come attivare una casella di Posta Elettronica Certificata

 

come attivare una casella di Posta Elettronica Certificata

 

Per poter procedere all’attivazione immediata dell’indirizzo PEC in soli 30 minuti a partire da 10 euro l’anno, devi seguire passo per passo questa procedura:

  • Paga: effettua l’ordine e paga la fattura
  • Compila: compila il modulo di adesione che ti invieremo al momento dell’ordine
  • Invia: invia il modulo di adesione compilato ed un tuo documento d’identità

Attivazione immediata PEC – Dal momento in cui riceveremo il pagamento e la documentazione richiesta attiveremo immediatamente l’indirizzo PEC entro 30 minuti nei seguenti orari di ufficio:

  • Lun – Ven 8.00 – 22.00
  • Sab – Dom 9.00 – 21.00

Puoi anche contattarci via Chat per maggiori informazioni oppure per l’attivazione assistita ed immediata della casella PEC via Chat tramite questo Link: inizia la Chat con SoluzioniPEC

Se hai bisogno di maggiori informazioni puoi seguire la guida definitiva che ti seguirà passo per passo all’attivazione dell’indirizzo PEC:

 

Puoi vedere le caratteristiche ed i prezzi delle caselle PEC consultando le seguenti pagine:

Se stai aprendo una nuova società è necessario comunicare in fase di costituzione un indirizzo PEC, con noi potrai registrare la tua casella PEC aziendale senza la Partita Iva per l’iscrizione al Registro delle Imprese, per maggiori informazioni consulta questa pagina:

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